Zmiany w prawie pracy od 2019 r. cz. 1 - ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

BLOG » Zmiany w prawie pracy od 2019 r. cz. 1 - ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

Emilia Kalecka - aplikantka radcowska

 

Zmiany w prawie pracy od 2019 r. - cz. 1 - ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją


Rząd chwilowo wycofał się z uchwalenia nowego Kodeksu pracy. Nie oznacza to jednak, że w 2019 r. nie czekają nas żadne zmiany. W związku z tym, że zbliża się koniec roku rozpoczynamy cykl artykułów, dzięki krórym będą się mogli Państwo zapoznać z nowościami wchodzącymi od 2019 r. z zakresu prawa pracy.


Najważniejsze zmiany to: 

  • Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

  • Ustawa o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz niektórych innych ustaw

  • Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych

Dzisiaj zajmiemy się pierwszą z wymienionych ustaw tzn. ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

 

Jest to ustawa z 10 stycznia 2018 r., ale wprowadza bardzo istotne z punktu widzenia pracodawcy zmiany w Kodeksie pracy, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. W związku z powyższym poniżej prezentujemy dokładnie jakie modyfikacje w Kodeksie pracy wprowadzi ww. ustawa.

 

W art. 221 w § 2 w pkt 2 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 3 w brzmieniu:

§ 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:

,,3) numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. "

 

Komentarz: Aktualnie (do 31.12.2018 r.), podstawową zasadą dotyczącą wypłacania pracownikowi jego wynagrodzenia jest przekazywanie go do jego rąk własnych. Choć stosunkowo niewielka liczba pracowników korzysta z tej możliwości, to do tej pory przepisy nie zostały zaktualizowane. Od 2019 r. sytuacja zostanie odwrócona – zasadą będzie wypłacanie wynagrodzenia na rachunek konta bankowego, a do rąk własnych pracownika jedynie na jego żądanie.

 

 Art. 86 § 3 otrzymuje brzmienie:

„§ 3. Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. "

Dla przypomnienia obecne brzmienie § 3: „Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.”



Komentarz: Jak już wcześniej wspomniano ustawodawca wreszcie dostosowuje przepis prawa do aktualnie obowiązujących realiów, w których to prawie każdy pracownik posiada numer rachunku bankowego i oczekuje, że jego wynagrodzenie zostanie przesłane na wskazany rachunek bankowy. Jeśli jednak pracownik chce, aby jego wynagrodzenie było przekazywane do rąk własnych, zawsze będzie mógł złożyć stosowny wniosek do pracodawcy.

W związku z tym, na mocy art. 10 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, pracodawca będzie zobowiązany w terminie 21 dni od wejścia w życie wspomnianej ustawy poinformować pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych o obowiązku podania numeru rachunku bankowego lub złożenia wniosku dotyczącego kontynuowania wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych.

 

Art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmie

,,9a)  prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej; "

 

Dla przypomnienia obecne brzmienie tych przepisów:

 „9a) prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników;

 9b) przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem;”

 

Komentarz: Bardzo ważną zmianą w Kodeksie pracy będzie dopuszczalność prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracownika w wersji elektronicznej. Obecnie (do 31.12.2018 r.) obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w postaci papierowej. Niektórzy pracodawcy decydowali się na jej prowadzenie dodatkowo także w wersji elektronicznej. Od 2019 roku pracodawca będzie miał wybór co do formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Natomiast według pkt. 9b obowiązkiem pracodawcy od 1 stycznia 2019 r. będzie przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób, który gwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Do tej pory pracodawca miał obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych przez 50 lat.

 

·         Po art. 943 dodaje się art. 944-9412 w brzmieniu:

,,Art. 944. Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

1) jest stroną tego postępowania - przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b; art. 947 stosuje się odpowiednio;

2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej; art. 947 stosuje się odpowiednio.”

 

Poprzez ten przepis ustawodawca wskazuje na wystąpienie dwóch sytuacji, które spowodują, że dokumentację pracowniczą trzeba będzie przechowywać dłużej, tj.

- pracodawca będzie stroną postępowania - wówczas będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania;

- pracodawca poweźmie wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – w tym przypadku ustawodawca dodaje 12 miesięcy do 10 letniego okresu wskazanego w przepisach wcześniejszych.

 

·         Art. 945.

§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.”

 

Komentarz: Z punktu widzenia praktycznego będzie to ważny przepis, gdyż rozstrzygnie kwestie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem.

Jeżeli zatem ponownie nawiążemy stosunek pracy z tym samym pracownikiem w okresie wskazanym w art. 94 pkt. 9b czyli w okresie 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca w myśl nowej regulacji kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W związku z powyższym pracownik nie będzie musiał już ponownie przedkładać dokumentów pracowniczych, które znajdują się w jego aktach osobowych.

Do tej pory (do 31.12.2018) przepisy prawa pracy nie rozstrzygały kwestii prowadzenia dokumentacji pracowniczej w opisanych okolicznościach i w praktyce tworzyło to wiele problematycznych sytuacji.

 

Należy w tym miejscu przytoczyć również art. 7 omawianej ustawy będący przepisem przejściowym, który wyraźnie wskazuje, że okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy będzie należało ustalić na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy. Zatem wobec wszystkich pracowników, z którymi zawarliśmy stosunek pracy przed wejściem omawianej ustawy stosujemy przepisy dotychczasowe.

 

Art. 7

1. Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się art. 94 pkt 9a i 9b, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz art. 948-9412 ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą. Art. 947 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się odpowiednio.

2. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.”

 

„Art. 946. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.”

 

Komentarz: Przytoczony przepis wprowadza następny obowiązek po stronie pracodawcy, co w praktyce najprawdopodobniej będzie wiązać się z koniecznością przygotowania stosownej dokumentacji przez pracowników działu kadr. Ułatwieniem w wykonywaniu tego obowiązku z pewnością będzie sporządzenie odpowiedniego wzoru dokumentu, który będzie wręczany pracownikowi w momencie wydania świadectwa pracy.

Zgodnie z art. 2981 Kodeksu pracy, pracodawca otrzyma od ustawodawcy gotowe rozwiązanie w postaci rozporządzenia, które ma wskazywać sposób i tryb doręczenia lub zawiadomienia pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku, gdy pracodawca postanowił zmienić sposób gromadzenia dokumentacji na elektroniczną.

 

·         „Art. 947.

§ 1. Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 946 pkt 2.

§ 2. W terminie, o którym mowa w § 1, do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.”

 

Komentarz: Co bardzo ważne w kontekście ochrony danych osobowych, pracodawca będzie zobligowany do zniszczenia dokumentacji pracowniczej lub wydania jej byłemu pracownikowi, jeśli ten stawi się po jej odbiór.

Pracodawca przy tym będzie musiał także pamiętać o bezwzględnym obowiązku zniszczenia dokumentacji pracowniczej w terminie DO 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór przez pracownika tej dokumentacji, co oznacza, że w terminie 12 miesięcy będzie musiał trwale zniszczyć dokumentację pracowniczą, a nie dopiero po upływie tego terminu.

Art. 948.

§ 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.

§ 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

§ 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

 

Komentarz: Istotną nowością i ułatwieniem organizacyjnym, z którym spotkają się pracodawcy od nowego roku to możliwość zmiany dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną. Takie uprawnienie daje pracodawcy nowy przepis przytoczony powyżej.

 

·         „Art. 949.

§ 1. Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

1) zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;

2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1.

§ 2. Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

§ 3. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:

1) dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;

2) przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;

3) małżonkowi (wdowie i wdowcowi);

4) rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.”

 

Komentarz: Oczywiście o wszelkich zmianach w omawianym zakresie pracodawca będzie musiał poinformować swoich pracowników – zwłaszcza o zmianie prowadzenia dokumentacji pracowniczej z formy papierowej na elektroniczną.

Natomiast jeżeli pracodawca będzie chciał zmienić prowadzenie dokumentacji pracowniczej z postaci elektronicznej na papierową to nastąpi to przez sporządzenie wydruku dokumentu cyfrowego, który następnie należy opatrzyć podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, który potwierdzi zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

W opisanej sytuacji, w której pracodawca postanowi zmienić dokumentację papierową na elektroniczną, pracownik będzie miał możliwość odbioru poprzedniej dokumentacji pracowniczej (papierowej) w terminie 30 dni od daty przekazania przez pracodawcę informacji na temat dokonywanej zmiany, o czym pracodawca będzie musiał uprzednio poinformować pracownika. W przypadku śmierci pracownika odbiór dokumentacji będzie przysługiwał najbliższym członkom rodziny.

 

·         „Art. 9410.

W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej zgodnie z art. 949, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.”

 

Komentarz: Z kolei jeżeli pracownik nie zdecyduje się na odebranie poprzedniej wersji dokumentacji, pracodawca będzie miał bezwzględny obowiązek jej zniszczenia. W tym przypadku, ustawodawca nie sprecyzował w jakim terminie ma się odbyć zniszczenie dokumentacji, co sugeruje, że pracodawca będzie przechowywać tę dokumentację do upływu ustawowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

 

·         Art. 9411.

Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.”

 

Komentarz: Co istotne, od 2019 roku dokumentacja elektroniczna będzie równoważna z prowadzoną do tej pory (do 31.12.2018) dokumentacją papierową. Pracownik i pracodawca będą mogli w jednakowym zakresie korzystać zarówno z dokumentu papierowego jak i elektronicznego, a zwłaszcza wykorzystując obie postacie dokumentów jako potwierdzenie uprawnień czy też dowodów w postępowaniach sądowych, administracyjnych i dyscyplinarnych.

 

·         Art. 9412.

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

1) pracownika lub byłego pracownika albo

2) osób, o których mowa w art. 949 § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika  - złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

 

Komentarz: Ponadto, w przytoczonym przepisie ustawodawca raz na zawsze rozstrzyga wątpliwości dotyczące możliwości wydawania pracownikom kopii dokumentów znajdujących się w aktach osobowych.

 

Konsekwencją niewywiązania się z przytoczonych przepisów będzie grzywna od 1000 zł do 30 000 zł (na podstawie art. 281 Kodeksu Pracy).

 

 

W najbliższych dniach ukażą się kolejne artykuły z cyklu "Zmiany w prawie pracy od 2019 r. ". Zachęcamy do śledzenia.